Asamblea de condóminos: cómo convocarla para que sí haya quórum
Convocatoria, orden del día, cartas poder y acta: cómo preparar una asamblea de condóminos a la que sí llegue la gente, y que termine en acuerdos.
Se convocó con tiempo, se rentaron sillas y se imprimió el orden del día. A la hora de la primera convocatoria había nueve personas; a la de la segunda, catorce. Se discutió dos horas, se votó con quien quedaba y a la semana medio edificio decía que no se había enterado de nada.
La asamblea es donde el condominio decide: cuotas, obras, el fondo de reserva, la administración. Que llegue la gente y que todos conozcan los acuerdos es casi tan importante como lo que se vote.
Primero, lo que dice la ley
Cada estado tiene su propia ley de condominios, y el reglamento de cada condominio la complementa. Entre los dos definen cosas que no se pueden improvisar:
- Qué tipo de asamblea es, ordinaria o extraordinaria, y qué asuntos le tocan a cada una.
- Con cuánta anticipación y por qué medios hay que convocar.
- Qué quórum se necesita en cada convocatoria, y qué mayoría para cada tipo de decisión.
- Quién puede convocar y cómo se documentan los acuerdos.
Revísalo antes de mandar nada. Una asamblea mal convocada puede terminar en acuerdos impugnados, y eso es peor que no haberla hecho.
Una convocatoria que se entiende
La convocatoria es un aviso, y vale lo mismo que para cualquier aviso a residentes: que se entienda rápido. Como mínimo, debe decir:
- Tipo de asamblea, fecha, hora y lugar, de la primera convocatoria y de las siguientes.
- El orden del día, punto por punto.
- Qué se va a votar, con los documentos para decidir: presupuestos, cotizaciones, el estado de cuenta.
- Cómo hacerse representar si no se puede asistir.
- A quién preguntar.
Mandar los documentos con la convocatoria, y no repartirlos al llegar, ahorra la primera hora de preguntas. Hay una plantilla de convocatoria con carta poder lista para llenar.
El orden del día decide cuánto dura
Una asamblea larga ahuyenta a la gente de la siguiente. Algunas reglas que ayudan:
- Pocos puntos, y concretos. "Aprobación de la cotización para impermeabilizar la azotea" en lugar de "Asuntos de mantenimiento".
- Lo que se vota, primero, mientras hay quórum.
- Asuntos generales al final, con tiempo limitado.
- Lo informativo, por escrito. El informe de la administración se puede mandar antes y comentarse en diez minutos.
El quórum se construye antes
La asistencia no se decide el día de la asamblea, sino en las semanas previas:
- Confirmación de asistencia. Pedir que cada departamento diga si va, o si manda a alguien, da una idea temprana de si habrá quórum.
- Cartas poder. Explica cómo se hace una y comparte el formato. Muchos propietarios que no viven en el edificio votarían si fuera sencillo.
- Recordatorios. Uno una semana antes y otro el día anterior.
- Un horario que le acomode a la mayoría. Entre semana en la noche o el fin de semana en la mañana, según el edificio.
Después de la asamblea
La asamblea no termina cuando se levanta la sesión. Termina cuando todo el condominio sabe lo que se acordó:
- Levanta el acta con los acuerdos, las votaciones y las firmas que marque la ley, y asiéntala en el libro de actas si el condominio lo lleva.
- Comparte un resumen con todos los condóminos en pocos días: qué se decidió, desde cuándo aplica y qué sigue.
- Guarda los acuerdos donde se puedan consultar. Dentro de seis meses alguien va a preguntar si de verdad se aprobó el aumento de cuota.
Cuando el edificio tiene su propia app
En la app del edificio, la asamblea aparece en la agenda de eventos con su convocatoria y su orden del día; cada condómino confirma si asiste o si manda a alguien con carta poder, y los acuerdos quedan publicados para consultarlos después. En un condominio, es la misma app donde están los avisos, las cuotas y las reservas de áreas comunes.
En resumen
- Antes de convocar, revisa la ley de tu estado y el reglamento: plazos, medios, quórum y mayorías.
- Una convocatoria clara, con el orden del día y los documentos para decidir.
- Lo que se vota va primero; lo informativo, por escrito.
- El quórum se construye antes: confirmaciones, cartas poder y recordatorios.
- Acta, resumen y acuerdos guardados donde todos los encuentren.